Déclaration de protection des données relative aux réunions en ligne, conférences téléphoniques et webinaires via « Microsoft Teams » de la société EDELRID GmbH & Co. KG
La présente déclaration de protection des données vise à vous informer sur le traitement des données à caractère personnel en rapport avec l’utilisation de « Microsoft Teams ».
Finalité du traitement
Nous utilisons l'outil « Microsoft Teams » dans le but de conduire des conférences téléphoniques, des réunions en ligne, des vidéoconférences et/ou des webinaires (ci-après : « réunions en ligne »). « Microsoft Teams » est un service de Microsoft Corporation.
Responsable
Le responsable du traitement des données directement lié à la conduite des « réunions en ligne » est la société EDELRID GmbH & Co. KG, Achener Weg 66, 88316 Isny, Allemagne.
Remarque : dès lors que vous accédez au site Internet de « Microsoft Teams », le responsable du traitement des données est le fournisseur de « Microsoft Teams ». Toutefois, l'utilisation de « Microsoft Teams » ne requiert un accès audit site Internet que pour télécharger le logiciel nécessaire à l'utilisation de « Microsoft Teams ».
Si vous ne voulez ou ne pouvez pas utiliser l'application « Microsoft Teams », vous pouvez également utiliser « Microsoft Teams » via votre navigateur. Dans ce cas, le service est alors également fourni via le site Internet de « Microsoft Teams ».
Quelles données font l’objet d'un traitement ?
Différents types de données sont traités dans le cadre « Microsoft Teams ». L'étendue des données dépend également des informations que vous fournissez avant ou pendant la participation à une « réunion en ligne ».
Les données à caractère personnel suivantes font l’objet d’un traitement :
Données relatives à l’utilisateur : par exemple, le nom d'affichage, l’adresse e-mail (le cas échéant), la photo de profil (facultatif), la langue préférée
Métadonnées de la réunion : par exemple, la date, l’heure, l’identifiant de la réunion, les numéros de téléphone, le lieu
Données textuelles, audio et vidéo : vous avez le cas échéant la possibilité d’utiliser la fonction de chat lors d’une « réunion en ligne ». Les saisies de texte que vous effectuez dans ce cadre sont traitées de sorte qu’elles puissent être affichées dans la « réunion en ligne ». Les données du microphone et de l’éventuelle caméra vidéo de votre terminal font l’objet d'un traitement pendant la durée de la réunion afin de permettre l’affichage de la vidéo et la lecture audio. Vous pouvez à tout moment éteindre ou désactiver vous-même la caméra ou le microphone via les applications « Microsoft Teams ».
Étendue du traitement
Nous utilisons « Microsoft Teams » dans le but de conduire des « réunions en ligne ». Dans le cas où nous souhaiterions enregistrer des « réunions en ligne », nous vous en informerons au préalable de manière transparente et vous prierons le cas échéant de nous donner votre accord à cet effet.
Les contenus des chats sont enregistrés dans le cadre de l’utilisation de Microsoft Teams. Nous stockons ces contenus pour une durée d'un mois. Nous procédons à l’enregistrement des contenus d’un chat dès lors que cela est nécessaire à la consignation des résultats d’une réunion en ligne. Toutefois, ce ne sera généralement pas le cas.
La prise de décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD n'est pas utilisée.
Bases juridiques du traitement des données
Lorsque des données à caractère personnel des employés de EDELRID GmbH & Co. KG font l’objet d'un traitement, l'article 26 de la loi allemande sur la protection des données (BDSG) constitue la base juridique du traitement des données. Lorsque, dans le cadre de l'utilisation de « Microsoft Teams », les données à caractère personnel ne sont pas nécessaires à l'établissement, l'exécution ou la cessation de la relation de travail, mais constituent néanmoins un élément essentiel de l'utilisation de « Microsoft Teams », la base juridique du traitement des données repose sur l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Dans ces cas de figure, notre intérêt réside dans la conduite efficace des « réunions en ligne ».
Dans tous les autres cas, la base juridique du traitement des données dans le cadre de la conduite des « réunions en ligne » est l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.
En l’absence de relations contractuelles, la base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt réside là aussi dans la conduite efficace des « réunions en ligne ».
Destinataire / transmission de données
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la participation à des « réunions en ligne » ne sont généralement pas transmises à des tiers, sauf si elles sont spécifiquement destinées à l’être. Veuillez noter que les contenus des « réunions en ligne » ainsi que ceux des réunions personnelles servent souvent précisément à communiquer des informations aux clients, aux prospects ou aux tiers et sont donc destinés à être transmis.
Autres destinataires : le fournisseur de « Microsoft Teams » a nécessairement connaissance des données précitées dès lors que cela est stipulé dans notre contrat de sous-traitance de traitement de données avec « Microsoft Teams ».
Traitement des données en dehors de l'Union européenne
Le traitement des données n’est généralement pas effectué en dehors de l'Union européenne (UE), dans la mesure où nos centres de données sont exclusivement situés dans un site de stockage basé dans l'Union européenne. Toutefois, nous ne saurions exclure la possibilité que des données soient acheminées par des serveurs Internet situés en dehors de l'UE. Un tel cas de figure peut notamment se présenter lorsque les participants aux « réunions en ligne » se trouvent dans un pays tiers.
Néanmoins, ces données sont cryptées pendant leur transport sur Internet et sont donc protégées contre tout accès non autorisé par des tiers.
Délégué à la protection des données
Nous avons nommé un délégué à la protection des données.
Vous pouvez le contacter à l’aide des coordonnées suivantes : Pascal Grommisch, EDELRID GmbH & Co. KG, Achener Weg 66, 88316 Isny, Allemagne, e-mail : datenschutz(at)edelrid.de
Vos droits en tant que personne concernée
Vous avez un droit d’accès aux données à caractère personnel vous concernant. Vous pouvez nous contacter à tout moment pour obtenir des renseignements.
Dans le cas d’une demande de renseignements qui n’est pas effectuée par écrit, veuillez noter que nous vous demanderons le cas échéant de fournir des justificatifs prouvant que vous êtes bien la personne que vous déclarez être. Merci pour votre compréhension.
Vous disposez en outre d’un droit de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement, dans la mesure où la loi le prévoit. Enfin, vous disposez d’un droit d’opposition au traitement dans le cadre des prescriptions légales applicables.
Vous bénéficiez également d'un droit à la portabilité des données conformément aux prescriptions légales applicables en matière de protection des données.
Effacement des données
Nous procédons généralement à l’effacement des données à caractère personnel dès lors qu’il n’y a plus lieu de les conserver. La conservation de ces données peut toutefois être nécessaire lorsque lesdites données sont encore requises dans le but d’exécuter des prestations contractuelles ou pour examiner les demandes de garantie afin de les accorder ou de les refuser. En présence d’obligations légales de conservation, tout effacement ne peut être envisagé qu’après expiration du délai de conservation.
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Vous avez le droit de vous plaindre du traitement des données à caractère personnel effectué par nos soins en introduisant une réclamation auprès d'une autorité de contrôle en charge de la protection des données.
Mise à jour de la présente déclaration de protection des données
Nous procèderons à la mise à jour de la présente déclaration de protection des données en cas de modifications affectant le traitement des données ou pour tout autre motif qui rendrait nécessaire une telle mise à jour. La présente page Internet affiche toujours la version actualisée de ladite déclaration.